Kurumsal hafıza – Alzheimer şirket!

Türkiye’de şirketlerde, Akıllı şirket, Yapay Zeka, dijital dönüşüm vb kavramlara gelmeden  “Entegre Bilgi Yönetim Sistemi” kavramının anlatılmasının, hatta idrak edilmesi gerektiğini düşünüyorum.

Maalesef çok vahim olarak Türkiye’de 30-40 senelik birçok şirkette bile, hala bırakın dijital dönüşümü, daha yazılı-çizili olarak tanımlanmış hiç bir sürecin olmadığını görüyoruz. Buralarda hala süreçler insana bağlı bir şekilde yürüyor. Bir Tüzel varlık olan bu kurumların, tüm geçmiş süreçleri maalesef sadece kişilerin kafalarında kalıyor.

Şu ifadeleri belki siz de duyuyorsunuzdur:

• Bugün Ahmet bey yok. Üretim planlama yapamayacağız.
• Ayşe hanım gelmedi. Hastaymış, Kasanın anahtarı onda. Ödeme yok.
• Depocunun bugün çocuğu hastalanmış. İşe gelmedi. O söylediğiniz malzeme var mı yokmu bilmiyoruz vb……

Bu şirketlerin hiç birinin Kurumsal Bir Hafizasi Yok! Yani Akıllı değil.

Akıllı şirket olabilmek için tüm süreç, insan kaynağı prosedürleri, görev ve sorumlulukların vb. yazılı çizili olması da yetmiyor. Üstüne tüm bunların bir bilgi teknolojisi ile entegre olması gerekiyor. Yani kurum içerisinde Dijital Hafıza olması lazım.

Bazen de şunu duyuyoruz firmalardan: “Biz de her teknoloji var. Muhasebe için bu yazılımı kullanıyoruz, proje yönetimi için şu yazılımı kullanıyoruz, müşteri ilişkileri yönetimi yapmıyoruz, ama bordroyu şu yazılımla yapıyoruz vb…”. Tek bir veri tabanında çalışan, entegre bir bilgi yönetimi kuramayan şirketlerin hiç birinin de tam, güvenilir, anlık ölçülebilir ve raporlanabilir bir yönetim sistemi oluşturması mümkün değil. Durum bu olduğunda bu şirketler bir nebze akıllı bile gözükse, gerçek anlamda  ne akıllı ne de kurumsal bir hafızası olan şirketlerdir bunlar.

“Ölçülebilir, Yönetilebilir ve Sürdürülebilir bir İş Modelini”, entegre bilgi yönetim tabanına oturtmuş, tüm sürecini insandan bağımsız bir şekilde, her yerden yönetebilen şirket ise Akıllı Şirkettir. Akıllı olan bir şirketin yukarda da belirttiğim gibi Kurumsal Hafızası olur. Bu kurumsal hafıza, bir dijital hafıza olarak da tanımlanabilir. Geçmişini kurum içindeki çalışanlarının kafalarında tutan, ortak bir dijital hafızası olmayan şirket ise Alzheimer Şirkettir. Yani geçmişini hatırlamaz, ölçemez. Bugün ile geçmişini anlık bir şekilde muhakeme edemez. Sadece günü yaşar. Yani statükoyu korur. Veri toplamadığı, topladığı veriyi kategorize edemediği yani anlamlandırmadığı için elinde enformasyon olmaz. Bu enformasyon (yani süreçler arası ilişkilendirilmiş veri)  seneler içerisinde de biriktirilmediği yani depolanmadığı için de bir yöntem bilgisi – tecrübesi (Knowledge) oluşmaz. O yüzden sadece anlık, günlük yaşar. Böyle şirketler haftalık çalışma saatinin %60’ını bu yüzden sorun çözmekle geçirirler. %30’unu statükoyu korumak yani günü kurtarmak için harcarlar. Geri kalan %10 hatta daha az bir sure ise değişim, dönüşüm, ar-ge vs için kalır. Gereksiz toplantılar, yazışmalar, uğraşmalarla verileri toplayıp, sorunları çözmeye çalışırlar.

Şirketlerde Dijital dönüşüm, Endüstri 4.0 ya da Yapay Zeka uygulamaları ancak bu “Kurumsal Hafıza”yı oluşturabildiğimiz bir zihniyete geldikten sonra konuşabileceğimiz bir kavramdır maalesef.

Peki, yine bir dünyaya baktığımızda. 2017’de dünyanın en akıllı 50 şirketinde ilk sıraları

 https://www.technologyreview.com/lists/companies/2017/

• Nvidia
• SpaceX
• Amazon
• 23andMe
• Alphabet
• iFlytek
• Kite Pharma
• Tencent
• Regeneron
• Spark Therapeutics şirketlerinin aldığını görüyoruz.

Burada ilk ona dikkat ederseniz ne Microsoft’u, ne Facebook’u, ne Apple’ı göremiyoruz. Onlar bile, ilk on’da değilse gerisini siz düşünün J .

Çözüm nedir diye sorarsanız da; bu dönüşüme, tümden gelimle baktığımızda önce insan, süreç ve teknolojinin entegrasyonu ile başladığını ve aşağıda tanımlı modelle yeni zeminlere taşınabileceğini görüyoruz.

1. Kayıt Birliği
2. Veri Analizi
3. Yönetimsel Göstergeler Üzerinden Karar
4. İyileştirme Hedefleri 
5. Yönetsel Takip
6. Sonuçlarla Yönetim
7. Rekabet ile Karşılaştırma
8. Yeni Hedefler Koyma
9. Başarıyı Yeni Zeminlere Taşıma

Dr. Müh. Gülay SAVAŞ