Delege etmek ya da etmemek! İş’te bütün sorun bu!

“Delege edeceğime oturur kendim yaparım” diyen yöneticilerden misiniz? Peki ya sonra?

Yönetici gelişim programları ve yönetici koçluklarında, sık dile getirilen konulardandır “Delegasyon”.

“Delegasyon”, bir yöneticinin, işin niteliğine ve çalışanın özelliklerine göre, kendi sorumluluğunda olan bir işi astlarına devretmesine denir.

Doğru delegasyon yöneticiye zaman kazandırır, farklı yönetsel işlere odaklanabilmesine imkan sağlar, çalışanların yetkinliklerini artırır, yöneticinin kendisinden sonra gelecek kişileri yetiştirmesini sağlar, çalışanları cesaretlendirerek motive eder.

Peki; işi birine delege etmek yönetici ve çalışan için bu kadar faydalı iken, neden delegasyon çoğu zaman işi kolaylaştıracağına daha da zorlaştırır?

• Doğru delegasyon yapmayı bilmemek
• Delegasyona ayrılan sürenin ve aktarış şeklinin yetersizliği
• Ekibe güvenmeme
• Ekibin yeterli bilgi ve deneyim düzeyinde olmaması
• İşin yönetici tarafından defalarca düzeltilmesi ve zaman kaybı
• Yöneticinin bilgiyi paylaşmak istememesi ve kendi koltuğunu korumak istemesi
• Yönetici tarafından “tüm işi ben yapıyorum” demenin hazzı delegasyonun verimliliğini azaltan etkenler olarak görülür.

Verimli bir delegasyon için ise; öncelikle yöneticiler işi ne zaman ve ne şekilde delege ediyorlar, kuşkusuz ona bakmak lazım. Bu konudaki çalışmalar, eğer yönetici daha önceden zaman ayırıp çalışanlarına eğitmemişse delegasyondaki başarı şansının düşük olduğunu söylüyor. Üstelik bu durum çalışanlarda ekstra yük ve baskı hissettirdiği gibi, morallerini ve özgüvenlerini de olumsuz olarak etkileyebiliyor. Dolayısı ile bir yöneticinin önemli sorumluluklarından biri her fırsat bulduğunda astlarını eğitmek, geliştirmek ve koçluk yapmak. Bu süreç yönetici için başta zaman, çaba ve sabır gerektirse de astlarını geliştirmeyi bir yönetim şekli olarak benimseyen yöneticinin hayatı bir süre sonra daha da kolaylaşacaktır.

Doğru delegasyon için ipuçları;

• Ekibinizdeki kişilerin iş geçmişini, kariyer hedeflerini, ilgi alanlarını, değerlerini, güçlü ve gelişmesi gereken yönlerini keşfederek, onları yakından tanıyın.
• Birlikte gelişim planlarını oluşturun. Hedeflerine ulaşmaları için, onlara ihtiyaç duyacakları becerileri geliştirecek görevler verin. İlgili konuda araştırma yapmasını, okumasını, ekstra sorumluluklar almasını teşvik edin.
• İşi öğretme aşamasında adım adım ilerleyin. Örneğin hazırladığınız raporda astınızın sizi izlemesi, sizin de raporlamadaki kilit noktaları açıklamanız konuyu daha rahat kavramasını sağlayacaktır.
• Sonra sizin gözetiminiz altında kendi başlarına yapacakları bir görev verin.

Bu süreçte yakından gözlemleyerek geribildirim verip koçluk yapın.

• Örneğin siz bir iş gezisindeyken sizin yerinize çıkıp sunum yapmasını istiyorsanız öncelikle sizin gözetiminiz altında yapacağı bir sunum için onu hazırlayın. Ve siz ofisteyken onu eğitmeye başlayın. Nasıl ajanda oluşturulur? Konuşulacak konular neler? Katılımcılar hakkında bilgi vb.
• Sadece hazır olduklarını hissettiğinizde tüm yükü üstlenmelerine izin verin.
• İşi delege etseniz de iş listenizden çıkarmayın, bölümün ve işin sorumluluğunun hala sizde olduğunu unutmayın.
• Çalışanlarınıza geribildirim, koçluk ve takdiri bol bol verin ve gelişimlerini yakından takip edin.

Bir işi delege ettiğiniz zaman, muhtemelen sizin yapacağınızdan çok daha uzun sürecektir, bu normal olmasına rağmen pek çok yönetici bu sabrı gösteremediğinden ya işi kendi yapar ya da yeterince anlatmadan işi delege eder. Bu da yöneticinin aşırı iş yüküne veya tekrarlayan hatalara sebep olarak, bir kısır döngü haline gelir.

Çalışanlara işi öğretirken sadece işin nasıl yapılacağı değil, neden yapıldığı da önemli bir konudur. Çalışanların büyük resmi görmesi, yaptığı işin ona faydasını bilmesi, iş yapış kalitesini de geliştir. Ayrıca unutmayın ki; delegasyon sayesinde ekibiniz motive olur ve kariyer hedefleri yolunda kendini geliştirir.

Kuşkusuz işi delege edecek kişiyi seçerken; çalışanın deneyimi, yeteneği, zorlu görevlere ve öğrenmeye istekliliği, işe yaklaşım tarzı, kariyer hedefleri, mevcut iş yükü gibi kriterlere dikkat etmek gerekir. Aksi takdirde delegasyon, çalışanı motive eden araç değil, angarya olarak gördüğü işleri yapan kişi haline getirir.

Delege edeceğiniz işleri seçerken; Standart hale getiremediğiniz, belirsizliğin çok olduğu ve yol haritasını net bir şekilde göremediğiniz işleri delege etmemenizde fayda var. Çünkü delege ettiğiniz kişi bir problem ile karşılaştığında ona ne şekilde yön göstereceğinizi sizin önceden öngörebiliyor olmanızı gerektirir. İş önem, kapasite, acillik gibi kriterlerden dolayı riskliyse ve sizin birebir dahil olmanızı gerektiriyor ise o sorumluluğu başkasına yüklemeyin çünkü yanlış yaptığında altından kalkamayabilir ve istenmeyen sonuçlarla karşılaşabilirsiniz.

Hiçbirimiz “Delegasyon” kavramını bilerek doğmadık, dolayısıyla bunu uygulama aşamasında bazı zorluklar yaşamamız doğal. Gelişimin sonsuz bir okyanus olduğu düşünülürse, yöneticilerin bu konuda alacağı eğitimler, okuyacağı kitaplar, yönetici koçlukları ve mentorluk desteği kuşkusuz delegasyonun daha verimli yapılmasını sağlayacak ve şirketlerdeki iş akışını rahatlatacaktır.

Delegasyonla hafiflediğiniz, geliştiğiniz, motive olduğunuz harika bir hafta dilerim.

Soru ve katkılarınız için bana aşağıdaki linkten ya da yazımın en altında bulunan Yorum Ekle alanından her zaman ulaşabilirsiniz.

https://www.linkedin.com/in/lalekulaks%C4%B1zo%C4%9Flu/

Lale Kulaksızoğlu

Eğitmen& Profesyonel Koç