Hesap zamanı 2…

Bir önceki yazımda; ıspanak saplarıyla nohut yapalım, pırasa saplarını yumurtayla kavuralım diye söze girmiştim.

Ama biraz daha somut bir şeyler yapalım isterseniz.

Özellikle yiyecek sektöründe faaliyet gösteren catering, düğün/organizasyon, restoran, kafe, fırın, pastane gibi işletmeler için her geçen gün tablo kötüye gidiyor. Yağın, salçanın, şekerin, unun, bakliyatın, etin vb ana kalemlerin yanında tüm kalemlerde fahiş artışlar meydana geliyor.

Şirketlerde en önemli işlerden birisi de iyi bir organizasyon yapısının kurulmasıdır. Organizasyon yapısında önce imza yetkililerini belirliyoruz. Ardından en üst yöneticiden en alta kadar her çalışanın kime bağlı olacağını belirlediğimiz bu yapıda herkesin görev tanımları da bulunuyor. Organizasyon şemasının oluşumuna başka bir yazımızda değineceğiz.

Bizim şu anda üzerinde duracağımız konu, yazımızın başlığında da olduğu gibi işin hesap tarafı. Yani, her türlü ödemenin yapıldığı ve yönetildiği aşamanın kontrol edilmesi. İşin en başında iyi kurgulanmış bir organizasyon yapısı bile boşuna çalışan olmasını engelleyecektir. Bizim esasen değineceğimiz ana konu mal alımları ve yönetilmesi.

Mal ve malzeme alımları yapılacakken bu konudaki sorumluların da ayrı ayrı belirlenmesi çok önemli bir aşamadır. Mal alımları kesinlikle işin ehli bir satınalma uzmanı tarafından yapılmalıdır. Satınalma sorumlusu; konusunda muhakkak uzman ve iyi bir araştırmacı olmalıdır. Üst yönetim; gerekli gördüğü zamanlarda, yapılan alımlar için kimlerden teklif alındığını ve bu teklifleri alırken hangi dokümanların kullanıldığını denetlemelidir. Bazen alım dokümanlarına konulan en küçük bir madde birçok tedarikçiyi devre dışı bırakabilmektedir. Özellikle büyük hacimli yapılan alımlarda bu hususa azami dikkat edilmelidir. Unutulmamalıdır ki bir ürün ilk önce alırken kazandırmalıdır. Önemli olan en hesaplı ürünü almak değil en doğru ve efektif fayda sağlayacak ürünü alabilmektir. Bunun için alınacak ürünün çok iyi tanımlanmış olması şarttır. Satınalma uzmanı neyi alacağını net olarak bilmelidir.

Mal ve malzemeyi alındıktan sonra sisteme kaydeden, takibi iyi yapacak bir muhasebeci de işin olmazsa olmazıdır. Birçok şirkette alım işleminde kullanılacak çek, nakit veya banka hesabının yönetimi muhasebe sorumlusu tarafından yapılmaktadır. Ancak ben bu işin ayrıca bir kasa sorumlusu personel tarafından yapılması gerektiğine inananlardanım. Buna dair gerekçemi yazımın ilerleyen bölümlerinde sunacağım.

İşin en önemli taraflarından birisi de gereksiz mal ve malzeme alımlarının önüne geçebilmektir. Bunu önleyebilmek için elinizde iyi bir depo sorumlusu bulunmalıdır. Depo sorumlusu sipariş listesini oluştururken öncelikle kendisinden mal ve malzeme talep edenlerin taleplerinin tek tek depodan sorgulamasını yapmalı , var olanları deposundan karşılamalı ve olmayanların satınalmaya siparişini geçmelidir. Satınalma tarafından alımı yapılan ürün depoya sevk irsaliyesiyle teslim edilmeli, malın teslimi sonrası fatura kasa sorumlusuna teslim edilmeli, kasa sorumlusu ödemeye dair işlemini yapıp kayda aldıktan sonra faturayı muhasebe sorumlusuna teslim etmelidir. Depo sorumlusu; kendisine teslim edilen ürünü, mal talep edenlere deposundan ayrı ayrı gruplayarak teslim etmelidir.

İşletmelere ait tüm ünitelerde ayın belirli günlerinde sayım yapılması, olası kriz ve problemlerin önceden tespit edilebilmesi açısından oldukça kritiktir. Bu sayımı yaparken önceden bir sayım ekibi oluşturulmalı ve yayınlanmalıdır. Yayında; ekipler, nereleri sayacağı, sayımın kaçta başlayacağı gibi bilgilere yer verilmelidir. Burada önemli olan husus her sayım ekibinin farklı kişilerden kurulmasıdır. Bir ünite sayılırken; sayım heyetinin başkanı, diğer sayım ünitelerinden bir çalışan veya idari personel , üyeler ise en az bir ünite çalışanı ile yine en az bir farklı ünite çalışanı olmalıdır. Sayım esnasında görülen herşey miktarlarıyla birlikte sayım listesinde belirtilmelidir. Sayım için ölçme, tartma ve sayma gibi yöntemlerin tamamı kullanılabilir.

Bütün bu yazdıklarımı farklı zamanlarda yeri geldiğinde daha da detaylandıracağım. Ama en önemli husus; kurulacak mekanizmada her bireyin diğer bir bireyin işine ortak olması, bireylerin yaptıkları iş itibarıyla sürekli işlerinin birbirleriyle kesişmeleri ve birbirlerini denetlemelerinin sağlanmasıdır. Kasa sorumlusunun kasasında, bankada ne kadar parasının olduğunu muhasebe sorumlusu kayıtlarında görmeli ve bu miktar fiilen kasada veya bankada olmalıdır. Malın depolara değil de direk ünitelere indirilmesinin sakıncalarına başka bir yazımda ayrıca değineceğim ama bilinmesi gereken şey, dağıtım elemanlarının kullanıcılarla temas etmesinden sakınılmasıdır.

Bu konuya ilgisi olan herkesin bildiği gibi yukarıda kısaca değindiğim her bir konu başlı başına birer derya. Her biri hakkında ilerleyen günlerde yeni yazılarda buluşmak ümidiyle.

Sağlıcakla kalın…

ÖZER AKYOL

Endüstri Mühendisi
Yönetim Danışmanı