Kriz yönetimi ve iletişim

Bir sohbet sırasında arkadaşım başına gelen bir olayı hoş bir anı olarak anlattı. Arkadaşımın anlatış tarzından olsa gerek, kahkahalarla güldüğümüz yerler oldu ama olay yaşanırken ki ruh halini tahmin edebiliyorum.

İdari asistanlığını yaptığı yöneticisi gelerek kendisinden sosyal tesislerden saat 12:00 ye 80 kişilik organizasyon düzenlemesini ister. Organizasyon içeriğinde üniversiteden elecek bir öğretim üyesinin PC’ler üzerinden, toplantıya katılacak yöneticelere TRIZ Yönetiminin anlatılması yer almaktadır. Arkadaşım öylece kalakalır ve “hııı…. Tamam…” diyebilir sadece. Saate bakar:11:00, sosyal tesiste böyle bir organizyonu ayarlamak için en az 3 gün önceden hareket etmek gerekmektedir. 1 saatte herşeyi hazırlamak şöyle dursun. Hemen sosyal tesislere telefon açar ve uygunluk durumunu sorup öğrenir. Doğal olarak tesislerde başka bir organizasyon olduğunu saat 13:30 da sona ereceği bilgisini alır. Yöneticisine durumu bildirir. Yöneticisi saat 13:30’da organizsyonun hazır olmasını, hazırlığın ona göre yapılmasını ister. Arkadaşım eli mahkum saat 13:10 gibi sosyal tesislere işin başında olmak ve organizasyonu bizzat yönetmek için gider, ordaki organizasyonun devam ettiğini görür. Yavaş yavaş dağılmaya başlamıştır, ancak sona ermemiştir.

Bu arada, organizasyon için gerekli olan PC leri ve bağlantıların tedariğini sağlar, dakikalar birbirini kovalarken biten organizasyonun dağınıklığını toparlama ve yenisi için hazırlığı tesis personeliyle birlikte kendisi de ele alır(Masaların toparlanması, salonun yeniden şekil alması, PClerin kurularak düzenlenmesi ve sair.). Deyim yerindeyse 10 dk içinde paldır küldür bütün hazırlıklar saat 13:30 a yetiştirilir. Davetlier ve yöneticisi gelir, yöneticisi arkadaşımın da kalmasını ister. Bir yorgunluk çayı alıp, sandalye bulur ve kenarda oturur.

TRIZ Yönetimi, gelen öğretim üyesi tarafından organizasyona katılanlara anlatılır, görüş ve öneriler alınır, herkes fikrini bir şekilde ifade eder. Organizasyon bitmek üzeredir, yöneticisi birden arkadaşıma dönerek, mikrofonu uzatır;” Organizasyona katılan herkesin bir görüşü ve söz hakkı vardır, sizin görüşünüz nedir?” diyerek konuşmasını ister. Arkadaşım zaten 1 saat içinde planda hiç olmayan bir organizasyonu birden hayata geçirmenin stresinden kaynaklanan yorgunluğu orda sessiz sedasız atmaya çalışırken yine bir şok geçirir ve ne diyeceğini bilemez. Ancak olayın akışına kendisni bırakarak konuşmaya başlar.

“Kenarda hocamızı dinlemeye çalıştım, işin aslını sorarsanız TRIZ Yönetimi nedir, ne yapılır, nasıl işler, tekniğini hiç bilemem ama dilim döndüğünce size düşüncelerimi belirteyim.

Bu organizasyon başlamadan önce burada başka bir organizasyon vardı, bizim toplantıya başlama saatine 10 dk kala bitti. Ordan geride kalanlar toplanarak buranın hazırlanması gerekiyordu. Arkadaşlara masaların nasıl yerleşmesi gerektiğini anlatarak diğer işlere koşarken, arkama dönüp baktığımda söylediklerimin tam tersinin yapıldığını farkettim. Ortada ufak da olsa bir kriz vardı, zaman daralıyordu ve buranın düzelmesi gerekiyordu. Hep birlikte elele vererek, dakikalar içinde burayı en uygun şekle soktuk. İşte o zaman anadım ki, kriz yönetiminde en önemli faktör iletişim. Kriz anında birbirimizi anlayabilmemiz, aynı dili konuşabilmemiz sorunların hızlıca çözümünü getiriyor.”

Organizasyon sona erdikten sonra bir yönetici arkadaşımın yanına gelerek onu kutlar: “Emin olu, 1 saattir ne dinlediğimi hiç anlayamadım. Son 5 dk da bize TRIZ’in ne olduğunu, örnekle en iyi siz anlattınız. Bunun için teşekkür ederim.”

Sonucu tatlıya bağlanmış, yaşanan stresi bile unutturmuş bir kriz yönetimi. Sonrasında gülerek ve eğlenceli şekilde anlatılabiliyor olması da güzel. Ancak her zaman böyle olabiliyor mu? Proje Yönetimi, TRIZ Yönetimi, Scrum Master ve daha bir sürü metodoloji var. Hepimiz bunların eğitimini alıyoruz, sınavlara girip sertifika alıyoruz. Önemli olan hayatımıza, işlerimize ne kadarını özümseyip, uyguluyoruz, yaşıyoruz. Alınan eğitimler, hayata ve uygulamaya geçmedikçe unutulmaya ve kenarda kalmaya mahkum oluyor. Aslında hayatımızın her alanında metodolojileri bilsek de bilmesek de uyguluyoruz ve yaşıyoruz. Konunun özü burda. Siz ne dersiniz…?