Çok Yoğunum!

Yapmak isteyip de yapamadığınız ne var?

Şu an yapmakta olduğunuz iş hangi amacınıza hizmet ediyor?

Yönetsel becerileri geliştirirken çıkış noktam her zaman kişinin kendisini tanıması olmuştur.  Kişi kendisini tanır ise ne zaman otomatik pilota geçiyor ne zaman duygusal kararlar alıyor bunu fark edebilir. Bu nedenle ilk aşama kişinin kendisini tanıması ve fark etmesi.  Hemen bir sonraki aşama ise üzerinde çalıştığı konuyu kendi önyargıları ve varsayımlarından sıyrılarak rasyonel bir şekilde ele alabilmesidir.  Burada en çok kullandığım yöntemlerden bir tanesi konuyu somutlaştırma.  Somutlaştırma için birçok yöntem kullanılabilir.  Kişinin üzerinde çalıştığı konuyu veya içinde bulunduğu durumu bir şey benzetmesi istenerek metaforlardan yararlanılabilir. Özellikle zaman yönetimi gibi derinliği tam anlaşılamayan, çerçevesi tam belirlenemeyen konularda metaforla somutlaştırma oldukça etkili bir yöntemdir.

Gelin zaman kavramını nasıl algıladığınızı fark etmek üzere birkaç soru ile başlayalım.  Mümkünse bu sorulara verdiğiniz cevapları daha sonra bakabileceğiniz bir yere not edin.

• Zaman denildiğinde sizde oluşan baskın duygu nedir?
• Zamanı bir şeye benzetseniz bu ne olurdu?
• Zaman bir kişi olsa nasıl bir karakteri olurdu?

Zaman hayatımızın bir parçası, o olmadan yaşamsal fonksiyonlarımızı sürdüremiyoruz. Bu nedenle ben zamanı nefese benzetiyorum. Nefes aldığımız havanın kalitesi, ortamın temiz olması, nefes alma kalitemiz, kesik kesik kısa nefesler mi alıyoruz yoksa derin derin uzun nefesler mi alıyoruz, bu nefeslerin ritmi bedenimizde ve ruhumuzda ne tür etkiler bırakıyor?

Biraz daha tümevarım yapacak olursak ben zamanı 10 yaşından küçük bir çocuğa benzetiyorum. 10 yaşından küçük bir çocuğu kendi haline bırakırsanız tüm varlığını tek bir konuya verebilir. Bazen ne zaman yemek yiyeceğini bilemez, kendisini kontrol edemez. Çoğu zaman tek bir konuya yoğunlaşıp uzun süreler verebilir yani yönetilmesi gereken bir varlık benim için zaman. Kendisi için neyin iyi neyin kötü olduğunu ayırt edememe potansiyeli olan ancak bir o kadar da kıymetli ve savunmasız bir varlık.

Bu şekilde somutlaştırınca zamanı kendi haline bırakmak ne kadar akılcı? Zamanı yönetmek bir özyönetimdir diyebiliriz. Üzerinde emek verilmesi ve strateji geliştirilmesi gereken bir süreç. Yaşadığımız olayların kontrolünü elimize almak, varmak istediğimiz yolda sergileyebileceğimiz en önemli davranış biçimlerinden birisi.

Zaman yönetimi hayat kalitesini doğrudan etkileyen bir olgu, bir yatırım aracı.  Bununla birlikte iş yapma kalitemizi ve karakterimizi yansıtan, duygu durumumuzu ortaya koyan bir süreç. Daha farkında bir zaman yönetimi için geleceği planlayıp anda kalmak, kalabilmek kilit noktalardan birisi. Anda olmak için farkındalık geliştiren odaklanmış çalışmalar yapılması oldukça önemlidir. Farkındalığın devamında eyleme geçmek ise kişiye eşik atlatan bir konu. Birçok aktiviteye vekâleten katılırız, biliriz öğreniriz ancak eyleme geçemeyiz. Eyleme geçtiğimiz anda bambaşka bir davranış sergilemeye başlarız. Kişinin eyleme geçmek istemesi için net ve gerçekten amacını besleyen bir hedefe ihtiyacı vardır. Hedef doğru ve net bir şekilde belirlendiğinde artık ona ulaşmak için eylem adımları da belirginleşmeye başlar. Zamanımızı harcadığımız bu eylem adımları daha anlamlı bir karaktere bürünür. Stephan Covey zaman yönetimi felsefesinin doğrudan etkileyen bir yaklaşımında, etkili yönetim önceliklerin başarıyla uygulanmasıdır, etkili liderlik ise önceliklere karar vermektir.

Önceliklerimiz neler?  Biz bu öncelikleri neresindeyiz? Ahmet Hamdi Tanpınar şiirsel bir şekilde farkındalık ve zaman kavramını ne de güzel anlatmış. Ne içindeyim zamanın ne de dışında, yekpare geniş bir anın parçalanmaz akışında. 

Zaman yönetimi üzerine çokça yazılan bir kavram. Web’de zaman yönetimi yazıp arattığınızda karşınıza birçok bilindik yöntem çıkar. Bu yöntemler hepimizin önünde olmasına rağmen uygulamaya geçirmek ve yapabilmek bambaşka bir disiplin gerektirir. Önceliklerinizi belirlemek için zaman tuzaklarınızı sıralayarak işe başlayabilirsiniz. Tahmin ediyorum ki en az 5 tane zaman tuzağı sıralayabilirsiniz. Ertelemek, delegasyondan kaçmak, hayır diyememek, net olmayan hedefler, plansız toplantı veya ziyaretler, önyargılar, etkin dinlememek, kalitesiz iletişim tarzı, geri bildirim alıp vermemek, odaklanamamak, öngörü geliştirememek, çatışma ve müzakere tarzımız, organizasyonel eksiklik… Bu liste böyle uzar gider. Kendiniz için zaman tuzaklarını sıraladıktan sonra şu soruları sorun ve samimiyetle cevapları fark edin.

• Bu maddeler neden bu kadar zamanımı alıyor?
• Bu tuzaklarla oyalanıyor muyum yoksa gerçekten bir ilerleme kat ettiğim söylenebilir mi?
• Bu tuzaklara ayırdığım zamanlarda ne hissediyorum?
• Bu periyotta aslında ne yapmak isterdim?
• Bu tuzaklarda oyalanmak, -mış gibi yapmak benim hangi değerlerimi besliyor
• Eğer engel olarak görüyorsam bu engeli nasıl ortadan kaldırabilirim?
• Engelleri kaldırıldıktan sonraki adımım ne olacak?

Benzer sorular sorarak kendinizi ablukaya alıp kendinize dışarıdan bakmayı deneyebilirsiniz.

İş hayatında zaman kumbaramızı doldurmak için işte birkaç yöntem.

• E-posta kutunuzu gruplayarak başlayabilirsiniz. Bu gruplamayı görev başlıklarına göre veya tedarikçi, müşteri gibi fonksiyonlarına göre ayırabilirsiniz.
• Her gün mutlaka yapılması gereken rutin işleriniz var ise bunları robotlaştırma yazılımı ile bilgisayara devredebilir misiniz? Bunun için çalıştığınız kurumdaki IT ekibinden destek alabilir, her sabah vakit ayırdığınız o raporu sabah geldiğinizde posta kutunuzda bulabilirsiniz.
• Hazır bulunan bazı yazılım ve programlardan yararlanabilirsiniz. Trello sık kullanılan bir program. Trello’da da yapacaklarınız, yapmakta olduklarınız ve yaptıklarınızı görsel olarak ekranınızdan takip edebilirsiniz. Böylelikle sandığınız zamanla gerçekten ayırdığınız zaman arasında bir fark var mı görebilirsiniz.
• Yazılı bir doküman hazırlamanız gerekiyorsa Google docs’da boş bir sayfa açıp mikrofonla yazma seçeneği kullanabilirsiniz.
• Android ve iOS için kullanılabilen promodoro uygulayıcıları ile küçük zaman periyodları tasarlayıp odaklanabilirsiniz.
• Sosyal medya bildirimlerini sessize olarak bildirimler geldiğinde dikkatinizin dağılmasını engelleyebilirsiniz. Böylelikle edilgen olmaktan çıkıp kontrolü elinize alabilirsiniz.
• Eğer proje yönetimi eğitimi aldıysanız waterfall veya scrum gibi yaklaşımlardan yararlanıp zaman çizelgenizi düzenleyebilirsiniz
• Üzerinizde baskı oluşturan büyük kararları almakta zorlanıyor iseniz bu süreçte bocalamaktan vazgeçip ekibinizle/iş arkadaşlarınızla konuşup büyük kararları birlikte alma yolunu tercih edebilirsiniz.
• Daha rasyonel bir yaklaşım için birkaç koçluk seansı ile kabullerinizi, endişelerinizi ve engellerinizi fark edip zaman yönetimine daha nötr yaklaşabilirsiniz.

Hatırlayın, parkinson tekniğinde de belirtildiği gibi yapılacak bir iş, gerçekleşmesi için gerekli olan zaman dolana kadar uzar.  Yani bir konu için ne kadar uzun zaman ayırsanız da zaman dolana kadar o konu ajandanızda yerini korur.

Anafora kapılmış gibi zamanın içerisinde akıp giderken beden-ruh-zihin ve kalp dengeniz için kendinizi besleyecek zamanlar için de plan yapmayı önemseyin. İhtimallere göre plan yapıp gerçekliği yaşamak, tehlike anında gaz maskesini önce kendinize takmanıza benzer. Unutmayın, bugün günlerden BUGÜN!

Neşe BÜYÜKKALENDER

Profesyonel Koç, Gıda Mühendisi