Değişimi yönetiyorum: 4 – Etkili zaman yönetimi

Yaşamında değişim ve dönüşümü sağlamak, hedeflerine ulaşmak, üretken ve verimli bir birey olmak adına zamanı etkili kullanabiliyor musun? Elde etmek istediğin sonuçlara ulaşmak için zamanı nasıl tasarlıyorsun? Bu sorulara yanıt verebilmek için, ajandanızı açıp son birkaç haftaya göz atabilirsiniz. Günlük aktivitelerinizin ne kadarını hedefleriniz ve projeleriniz üzerinde çalışmaya ayırdınız sorusu ile kendinizi değerlendiriniz.

Evet, biliyorum; evde ve işte sorumluluklarınız, aynı anda takip etmeniz gereken işleriniz ve yapmanız gerekenler var. “Çok yoğunum”, “işler yetişmiyor”, “24 saat bana yetmiyor” diyorsunuz; ancak günde 40 saatiniz olsa işiniz belki yine yetişmeyecek. “Yapılması gereken çok şey var” diyorsunuz; ancak enerjiniz, sabrınız, odaklanma gücünüz hepsine yeterli gelmeyecek.

Gün biterken cevaplanmayan e-postalar, tamamlanmayan raporlar, ertesi güne biriken işler, yetişmeyen projeler, ertelenen randevularla zihnimiz meşgul vaziyette… Fark ettiniz mi, zamanla ilgili ne çok şikayet ediyoruz! Peki, asıl sorun zaman değil de, zamanı kullanma biçimimiz olabilir mi?

Zaman, herkese eşit dağıtılmış bir kaynak. Herkes için 1 yıl 365 gün, 1 gün 24 saat, 1 saat 60 dakika. Sahip olduğumuz zaman açısından hepimiz eşitiz. Ve bununla birlikte zaman kıt bir kaynak, bu nedenle çok değerli; çünkü depolayamıyoruz, biriktiremiyoruz, sonradan kullanma şansımız yok. Zaman akıyor, durdurmak elimizde değil.

İşin iyi yanı; zamanı amaca uygun etkili kullanmak öğrenilebilecek bir disiplindir. İşleri, projeleri, sorumlulukları yerine getirmek üzere doğru tercihler yapılarak oluşturulan iş listeleri, faaliyet planları, bu faaliyetlerin belirlenen süre içinde tamamlanması ile zaman verimli kullanılabilir.

Daha önce zamanı nasıl boşa harcadığın ya da ne kadar değersiz işlerle zaman öldürdüğünün artık hiç önemi yok. Çünkü, değişimi, dönüşümü ve gelişime kendini adamış “yeni SEN” için zamanı en verimli ve en etkili şekilde kullanmak bundan sonra zor olmayacak. Bunun için, birkaç pratik öneri ve metot paylaşmak istiyorum;

• Hayatın, yaptığın seçimlerle şekillenir ve bu seçimlerde özgürsün. İstersen hedeflerin doğrultusunda ilerlemek için planladığın ajanda ve takvimi uygulayabilir ya da sosyal medyada amaçsızca dolaşarak zaman öldürmeyi seçebilirsin. Ancak unutmayın, tercihleriniz ve kararlarınız, geleceğinizi şekillendirecektir.

• Hayatta yapmak istediğimiz çok şey var, bir de yapabileceklerimiz. Daha üretken olmak için Warren Buffett’ın 25/5 Kuralı’nı uygulayarak senin için en önemli hedeflere odaklanabilirsin. Yöntem oldukça basit; ilk adımda, beş yılda gerçekleştirmek istediğin 25 hedefin listesini hazırlıyorsun. Daha sonra bu listedeki senin için en önemli 5 hedefi seçiyorsun. Bu beş hedef senin üstünde yoğunlaşacağın, zaman ayırıp çalışacağın, ulaşmak için çaba göstereceğin en önemli 5 hedef olacak. Kalan 20 hedef ise, zihnini meşgul edeceğinden, seni sorumluluk ağırlığı ile ezeceğinden ve hayatında bitmeyen bir senfoni yaratıp duygusal olarak da seni tüketeceğinden listenden direkt silebilirsin. Ne zamanki 5 hedef arasında tamamladıkların olursa 20 hedefin olduğu listeye dönüp önem derecesi yüksek olanı seçerek listeni güncelleyebilirsin.

• Bir ekonomi prensibi olan Pareto kuralını dikkate alarak kendinize şu soruyu sorun; Zamanımın %80’ini %20 getirisi olan verimsiz işlere mi harcıyorum? Peki, zamanın %20’sini seni başarıya taşıyacak daha verimli işlere ayırmaya ne dersin?hande

• Zaman tuzakların neler? Gelen whatsup bildirimleri mi, sosyal medya paylaşımları mı? Telefon aramaları mı? Veya karşınızdaki kişiye hayır diyememek mi? Siz de zaman tuzaklarına düşüyorsanız, önce sizi sürekli bölen bu engelleri tespit edebilir, sonra önlemini alabilirsiniz.

• Parkinson Yasası’na göre, bir iş, daima, kendisine ayrılan süreyi kapsayacak şekilde uzar. Yani, aynı işe 3 ay süre koyarsanız 3 ayda biter, 2 ay süre koyarsanız 2 ayda biter. O zaman o işe neden çok daha fazla zaman ve zihin enerjinizi veresiniz ki?

• Zamanı etkili kullanmak için online araçlardan ve çevrimiçi takvimlerden yararlanabilirsiniz. Halen klavye yerine kalemi tercih edenler de olabilir. Hangi yöntemi kullanıyor olursanız olun, zaman planınızı ve yapılacaklar listenizi mutlaka yazın. Çünkü yazmak, üstünde düşünmenizi, odaklanmanızı, unutmamanızı sağlayacağı gibi algıda seçicilik yoluyla ihtiyacınız olan insanları, fırsatları ve kaynakları görmenize de imkan sunar.

• Zaman yönetiminde ve verimli çalışmakta zorlananlar için kullanılabilir ve basit bir teknik var; Pomodoro Tekniği. İşleyişi basit; 25 dakika çalışma seansları ve arkasından gelen 5 dakika minik molalardan oluşan 30 dakikalık süreç 1 pomodoro’ya denk geliyor. Toplamda 4 pomodoro’yu, yani 2 saatlik çalışma süresini tamamladığınızda 30 dakikalık daha uzun bir mola verebiliyorsunuz. Bu tekniğin işe yarayabilmesi için çalışma seanslarında sadece ilgilendiğiniz işe kendinizi vermeniz gerekiyor. Dikkatinizi dağıtacak her türlü zaman tuzağından uzak durmak veriminizi artıracaktır.

• Zaman yönetimi dendiğinde ilk akla gelen Eisenhower Matrisi’ne de yer verelim; yapılması gereken işleri acil, acil değil, önemli, önemli değil matrisi ile 4 grupta kategorize ederek bir öncelik sırası belirlemenize yardımcı oluyor.

(1) Acil ve önemli işler: Öncelik sıralamanızın en başında gelmeli ve hemen yapılmalı.
(2) Acil değil ama önemli işler: Uzun vadeli planlarınız arasındaki size değer katacak işler için zaman planı oluşturarak uygulamaya alabilirsiniz.
(3) Önemli değil ama acil işler: O an sizin için yeterince önemli olmayan ancak acil olduğu söylenen bir takım talepler gelirse, konuyu değerlendirip mümkünse bu işleri bir başkasına devredebilirsiniz.
(4) Hem önemli değil hem de acil olmayan işler: Zamanınızı daha verimli işlere ayıracağınız için bu gruba giren işleri elimine edebilirsiniz.

Bir kez daha belirtelim; zaman çok değerli. Bu sebeple konunun özünü veren kısa yazılar makbul diyerek yazıya noktayı koyuyorum.

Yorum, görüş ve her türlü katkınızı hande.altun@partnerinwork.com.tr e-posta adresine yazarak bana iletebilirsiniz. Size mutlaka dönüş yaparım.

“Değişimi Yönetiyorum” yazı dizisinin bir sonraki konusunda görüşmek üzere…

Hande Altun
İşletme ve Yönetici Koçu | Yönetim Danışmanı | Girişimci Mentoru
Partner in Work

https://www.linkedin.com/in/hande-altun/
www.partnerinwork.com.tr