Para nasıl kazanılır IV – 3 Haziran 2020

Değerli Okurseverler,

Para kazanmanın altın kuralları ile ilgili hazırladığımız yazı dizimize devam ediyoruz.

Sanırım şimdiye kadarki yazdıklarımdan (11 Mayıs tarihli yazımdan başlamak üzere tüm yazılarıma bakınız) bilançonun önemi hakkında fikriniz oluşmuştur. Bilanço, varlıklarınızın bir tablosu. Neyiniz var, neyiniz yok, tüm çıplaklığıyla gözler önüne seriyor.

Dün akşam koçluk yaptığım bir müşterim, eski bankacı, dedi ki; “bir firmanın bilançosuna bakarak sahibinin karakter analizini yapabiliyorum.” Buna çılgınca bir fikir olarak bakmayın lütfen. Bilanço hakikaten sahibiyle ilgili çok isabetli bilgiler veriyor.

Şimdi bugünkü yazımızın konusuna geçelim.

Bilançomuzu nasıl koruyup kollayıp büyütebiliriz? Bilançomuzu emniyet altına almak önemli, zira bunu kullanarak şirketimizin faaliyetlerini sürdürüyor, ürünlerimizi müşterilerimizin erişimine sunuyor ve nihayetinde para kazanıyoruz.

Bilançomuzu korumanın temelinde, bilançomuzdaki rakamları oluşturan süreçleri, bize hizmet edecek şekilde kurgulayıp kontrol etmemiz yatıyor.

Kurgulamak ve kontrol etmek. İki kilit kavram.

Bilançomuza etki eden ana süreçler şöyle:

1. Satış ve tahsilat süreci
2. Satın alma ve ödemeler süreci
3. Üretim ve envanter süreci
4. Sabit kıymetler süreci
5. Finansal raporlama ve muhasebe süreci
6. Bordrolama süreci
7. Genel yönetim süreçleri

Bu yazımda ilk iki süreci ele alacağım. Bu süreçlerdeki operasyonlarınızın pürüzsüz işleyişini temin edecek birkaç temel kurala bakalım.

1. Satış ve tahsilat sürecindeki kurallar:

✅Kural 1: Müşterilerinizi seçerken ön inceleme yapın. Sermaye yapısı kuvvetli, zamanında ödeme yapabilecek, ürününüzü tedarik zinciri kanalında hızlıca tüketiciye ulaştırabilecek, repütasyonunuza en az sizin kadar sahip çıkacak ve kazan-kazan ilkesini benimsemiş müşterilerle çalışın.

✅Kural 2: Çalışmayı seçtiğiniz müşterilerin veri tabanını oluşturun. Burada müşterilerinize ait tüm kritik bilgileri (tabii ki KVKK vb yasalar çerçevesinde) depolayın. Bu veritabanı, ileride yapacağınız satış analizleri için kilit bilgi görevini görecektir.

✅Kural 3: Müşterilerinize ödeme kapasitelerine göre satış yapın. Fazla ürün yüklemeyin, ödeyemeyebilirler (ve de bu muhasebe kurallarına aykırı). Müşterilerinizi ürünsüz bırakmayın. Zira ihtiyacı olan herkesin ürününüze her daim erişebilmesi için piyasada belli seviyede stok bulundurmanız önemli.

✅Kural 4: Satış politikanızı belirleyin ve bunu müşterilerinizle yapacağınız satış sözleşmesine dökün. Tüm sözleşmeleri ayrı bir veri tabanında depolayın. Sözleşme her ne kadar kağıt sepet işi gibi görünse de çok önemlidir. Müşterilerinize verdiğiniz taahhütleri özetler ve kayıt altına alır. Ve tabii ki ileride müşterinizle aranızda çıkabilecek olası ticari ihtilaflarda referans döküman olarak size hizmet eder.

✅Kural 5: Satış politikanızı stratejik bir bakış açısıyla, müşterilerinizi ve ürünlerinizi segmente ederek belirleyin. Fiyatlama ve vade gibi kararları satış ekibine sadece belli sınırlar çerçevesinde pazarlık payı vererek merkezden yönetin. Bu, brüt marjınızı yönetebilmeniz ve koruyabilmeniz için kritik önemdedir (brüt marjı ileriki yazılarımda gelir tablosunu incelerken detaylandıracağım). Ayrıca fiyat ve vade kararlarını satış ekibinin inisiyatifine bırakmayarak, satış ekibiniz ve müşterileriniz arasında oluşabilecek uygunsuz para alışverişini (kick-back) engellemiş olursunuz.

✅Kural 6: Tahsilat için merkez ofiste ayrı bir ekip kurun ve nakit alışverişine satış ekibini katmayın. Tahsilatlar olabildiğince müşterilerinizin göndereceği banka transferleriyle gerçekleşsin. Unutmayın. Organizasyonunuzda çalışan herkesin etik bariyerini delebilecek parasal bir rakam mevcuttur. Çalışanlarınızın nakte erişimini keserek olası nakit kayıplarınızı sıfırlayın.

✅Kural 7: Şirket olarak bir vade politikanız olsun ve bu politikayı sistematik bir şekilde her müşterinize uygulayın. Vade ve fiyatlama gibi konularda kuracağınız sistematik yaklaşım, müşterileriniz arasında eşitlik ilkesi gözettiğiniz mesajını verecek ve orta ve uzun vadede repütasyonunuzu olumlu olarak etkileyecektir. Ayrıca alacaklarınızı belli bir süre içinde toplayacağınızdan çalışma sermayenizi de korumuş olacaksınız.

✅Kural 8: Topladığınız nakti boşta bırakmayın. Uygun yatırım araçlarında değerlendirin ki paranız zamana karşı yitip gitmesin.

Bunlar satış ve tahsilat sürecindeki temel kurallardı.

Şimdi de parayı harcarkenki kurallara bakalım.

2. Satınalma ve ödeme süreçlerindeki kurallar:

✅Kural 1: Aynen müşteri seçiminde olduğu gibi, tedarikçi seçiminde de bir ön inceleme yapın. İhtiyacınız olan ürünü veya hizmeti tedarik eden birkaç firmadan teklif alın. Fiyat analizinin yanında kalite analizi yapın. Ve ürününüzü size en iyi koşullarda, en iyi fiyata tedarik edecek tedarikçilerle çalışın.

✅Kural 2: Tek tedarikçiye bel bağlamayın. Riskinizi dağıtın. Özellikle işinizi döndürmeniz için gerekli olan ürün/hizmeti, birkaç tedarikçiden edinin ki biri oyundan çıkarsa diğerlerini ivedilikle devreye alabilin. Covid-19 sürecinde dünyada tedarik zinciri süreçlerinin aksamasındaki sebeplerden biri birçok ülkenin Çin’i tek tedarikçi olarak kullanmasından kaynaklandı. Virüsün yayılması ve Çin’in karantinaya girmesiyle bu ülkeden ürün ve hizmet alan ülkeler oldukça zor duruma düştüler.

✅Kural 3: Tedarikçi seçerken ucuzuna kaçmayın. Unutmayın. Ucuz etin yahnisi yavan olur.

✅Kural 4: Tedarikçilere taahhüt ettiğiniz ödeme vadesiyle müşterilerinizden istediğiniz tahsilat vadesini dengeleyin. Erken ödeyip geç tahsilat yapmayın. Aynı zamanda da tedarikçilerinizin ödemelerini onları nefessiz bırakacak kadar uzatmayın. Bir önceki yazımdan hatırlayın. Bilançonuzda size kaynak yaratan, tedarikçiler, hissedarlar, bankalarla, iyi ilişkiler içinde olmanız işlerinizi sürdürülebilir şekilde büyütmenin kilit noktasıdır.

✅Kural 5: Müşterilerinizde olduğu gibi tedarikçilerinizin de veritabanını hazırlayın. Veritabanında hem tedarikçilerinizle ilgili gerekli bilgileri hem de sözleşmelerinizi muhafaza edin.

✅Kural 6: Satınalma sürecindeki en kritik kontrol noktalarından biri 3 yönlü eşlemedir.

– Satınalma talimatı
– Mal/hizmet teslim alındı belgesi
– Fatura

Bu 3 dökümandaki rakamlar ve içeriğin ödeme yapılmadan evvel mutabakatının yapılması; istenilen ürünün istenilen fiyatta ve istenilen kalitede, onaylı bir şekilde satın alındığını temin etmektedir.

Toparlayacak olursak; bilançodaki 2 önemli süreç olan satış ve satınalma süreçlerini inceledik. Bu çalışmanın size ışık tuttuğunu ve bu 2 önemli süreçte yapılması gerekenler konusunda rehber olduğunu umuyorum.

“Para iyi bir hizmetçi, kötü bir efendidir.”
Alexandre Dumas

Önümüzdeki hafta görüşmek üzere,

Sağlıkla kalın, bence bir süre daha evde kalmaya devam edin