İstanbul °C
Zaman ve zaman yönetimi – 1
Yeni yıla giremeye saatler kala Zamanı yeni yılda daha iyi planlayabilmek ve bildiğimiz ancak önemsemediğimiz bir çok konuyu sizlere hatırlatmak için kısa ve keyifli bir Zaman ve Zaman Yönetimi yazısını sizler için kaleme aldım. Keyifli okumalar dilerim;
Zaman hayattır. Geri döndürülemez ve hiç bir şey onun yerini tutamaz. Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır, ama zamanımızı iyi kullanabilmek, hayatımızı iyi kullanabilme ve hep en iyi sonuçları almak demektir.
Zaman paha biçilmez bir kaynaktır.
Hepimizin günde 24 saati, her hafta da 7 günü vardır.
Ne kadar zengin olduğumuz hiç önemli değildir, daha fazla zaman alamayız. Zamanı biriktiremeyiz, ödünç alamayız, çalamayız, hiçbir şekilde değiştiremeyiz. Sahip olduğumuz kaynaklar arasında zaman en az anlaşılan ve en kötü kullanılan kaynaktır.
Sıkıldığımızda yada bir şeyi sabırsızca beklediğimizde zaman daha yavaş geçer, trafik lambasının yeşile dönmesini yada bir telefon beklerken, işimiz başımızdan aşkın olduğunda, eğlenirken zaman uçup gider.
Kendinizi geçmişteki halinizi düşünün, sonra geleceği şöyle bir düşleyin. Geleceğe bakmak zordur, hiçbir şeyden emin olamayız ama önemli olan denemektir. Bir çok kişi zamanın kendisine yetmediğinden yakınır, bunun bir sorun değil de, hedeflerin belirsiz olduğu, önceliklerin iyi sıralanmadığı, zamanın iyi planlanmadığı yolunda bir belirti olduğunu anlayana kadar. Aslında planlayabileceğimiz bir tek şey vardır, oda kendimiziz. Zamandan tasarruf etmek için geliştirdiğimiz aletler ve hileler hiçbir şeyi çözmeyecektir.
Dediğini yapan kişiler tanıyor musunuz? Tümüyle! Tam zamanında! Bu kişiler daima nereye ve neden gittiklerini iyi bilirler. Ulaşmak istedikleri yere varmak için bir planları vardır. Sıkı çalışırlar, yaptıkları işi severler ve organizasyona gerçek bir katkı yaparlar. Bir şeyi yapmalarını istediğinizde “belki” demezler. “Evet” ya da “hayır” diye cevap verirler. Eğer “hayır” derlerse neden yapamayacaklarına ya da yapmamaları gerektiğine ilişkin iyi bir gerekçeleri vardır. Eğer “evet” derlerse o işin yapılacağına dair onlara güvenebilirsiniz. Daima soru sorarlar; çünkü projenin tam zamanında tamamlanabilmesi için gerekli anahtar budur. Onlar için “ne yaptığını bilir” denir. Bu onlar için kullandığımız en üst nitelikteki övgülerden biridir. İnsanların yeni roller alması, başarı kavramlarını da etkiliyor.
Başlanan her yeni iş risk içerir. Varmak istediğin yeri bilemediğin zaman içsel kuşku sürekli bir sorun olur. Başarının dış görünümü sıklıkla yanıltıcıdır. En üst düzeyde başarılı olanların bulundukları konum, giderek geçici bir konuma dönüşür. Başarı elimizden geleni, yani yapabileceğimizin en iyisini yapmaktır. İş alanında, kişisel ilişkilerde, aile içi konularda, sözün kısası tüm durumlarda kapasite sınırına yakın düzeyde becerebilen kişi, beceremeyene göre daha başarılı sayılır.
Yaşamınızda neye ulaşmak istersiniz? Pek az insan bu soruya net cevaplar vermeyi başarmıştır. Ancak neye ulaşmak istediğinizi bilemezsiniz, kendinizi başka bir yerde bulabilirsiniz. Neye ulaşmak istediğimizi bilemezsek zamanı kontrol edemeyiz. Hedefler zamana anlam verir ve yapmamız gereken seçimler için bir iskelet oluşturur; net hedeflerimiz olmazsa, zamanı iyi kullanmak anlamsız olur. Kesin amaçları olmayan bir çok insan her gün bir sürü hedefe ulaşır; mektuplar yazarlar, form doldururlar, telefonları cevaplarlar ve yapılması gerekenler listelerindeki maddelerin yanına çarpı koyarlar, kısa vadede kendilerini iyi hissederler; ilerlemeyi görebilmektedirler, ancak daha anlamlı bir amaç olmaksızın bu “meşrutiyet” ve rutinde bir hapishane olabilir.
Yaşlı insanlara en çok neye pişman olduklarını sorarsanız, size yapamadık!an şeylerden söz edeceklerdir. Canı sıkılan, yorgun enerjisi kalmamış birini tanıyor musunuz? Onlara hedeflerini sorun – büyük olasılıkla hedeflerinin hiçbiri gerçekçi değildir. Amaçsızlık depresyonun en büyük nedenlerinden biridir. Böyle insanlar kendilerini düş kırıklığı ve başarısızlıktan korumak için bir düş kurmaktan kaçınırlar. Onlar güvenlikte olmayı ve statükonun tanıdıklığını seçmişlerdir. Çünkü hedefler belirleyip bunlar için çalışmak rahat bölgeyi terk etmek demektir. Hedefler belirleyip bunlar için çalışmak, şansınızı deneyip biraz enerji harcamak anlamına gelir. Eğer bu hedefler işinizi ve yaşamınızı anlamlı kılarsa, sizi motive edip enerjinize enerji katacaktır. Bir işi başarmaya giden yol genelde pek rahat değildir ve ilk adım hedef belirlemek olmalıdır.
Başarılı şirketlerin net hedefleri vardır. Şirketin sahibi ya da kıdemli yöneticileri bu hedefleri belirlemek ve arada sırada bunları yeniden gözden geçirmek ve güncelleştirmek için zaman ayırırlar. Bu tüzel hedefler daha sonra şirketteki herkese duyurulur, böylece herkes orada neden bulunduğunu ve neye ulaşması gerektiğini bilir. Bu da başarılı bir şirkette tutarlı bir değerlendirme sistemi oluşturur, böylece yöneticiler buna göre kararlar alır ve davranırlar. Net hedefleri olmayan şirketlerin nasıl başarılı olduğunu anlamak zordur, aslında neye ulaşmaya çalışıldığı bilinmediği için başarılı olup olmadığını tartmakta zordur.
Başarı yapabileceğimizin en iyisini yapmaktır. Hedefler olmaksızın en iyiyi yapmak ise mümkün değildir. Bazı basit kurallara uyarsak geçerli hedefleri belirlemek hiç de zor değildir. Hedeflere birileri onları gerçekleştirmek için uğraşmazsa kendi başlarına anlamlı değillerdir. Başarıların her biri, bir kritik eleman, hedefleri başarıya dönüştüren bir halka (bağ) içermekteydi. Bu kritik eleman zamandır. Hedef nasıl tasarlanırsa etkin zaman kullanımı olmadan gerçekleştirilmesi mümkün değildir.
Bazı insanlar vardır ki, her işe meraklanır. Böyle bir saptamayı sizlerde pek çok zaman değişik yerlerde başkaları için yapmışsınızdır. Aynı anda birden fazla yöne gitmek açıktır ki, mümkün değildir.
Aşırı heyecan ya da korku ve coşkunluk, genellikle aceleci ya da hastalıklı bir eylemle sona erer. Hangi sıklıkla aklınıza aceleyle bir iş yapmak fikri gelir, -ki daha sonra bunun, sizin ya da diğerlerinin ilgi alanı olmadığı ortaya çıkar. Stres altında olduğumuz zamanlarda böyle davranmaya hayli yatkınızdır. Kriz durumlarında hızın aşırı önemli olduğunu düşünerek hangi sıklıkta aşırı reaksiyon gösterirsiniz? Daha soğukkanlı kafalar şöyle diyeceklerdir. “Derhal bir eylemde bulunmamaktan daha kötü ne olabilir?” Tüm yönlere birden yüklenme alışkanlığında olanlar; genellikle hareketle başarıyı, eylemlikle sonuçları karıştırırlar. Önceliklerini netleştirseler ve ilk önce en önde gelen konulara yer vermek üzere başarma eylemliliğini yönlendirseler daha başarılı olacaklardır.
Zaman yaptığımız ya da düşündüğümüz her şeyin içinde vardır. İşte ya da eğlencede hiçbir şey onun pencerelerinden kaçamaz. Zaman tüketmeden bir şey bir şey yapmamız mümkün değildir. Zamanı dikkate almayı ihmal eden yaşamda üç önemli faktör vardır;[2]
— Üretkenlik
— İşkoliklik
— Stres
Mühendislik diliyle verimlilik, çıktının girdiye oranıdır. Örneğin, eğer iyi ayarlanmış bir motor 100 km için yeterli yakıtı 30 km gitmek için harcıyorsa bu motorun verimliliği çıktının girdiye bölünmesiyle, 30/100 ya da %30 olur. Maliyet – yarar oranı, büyük projelerin değerlendirilmesinden çok kullanılan bir yaklaşımdır; burada yarar çıktıdır ve maliyet girdidir. Böylece,
Verimlilik = Çıktı / Girdi = Yarar / Maliyet
olur. Zaman, her işin maliyet unsurlarından biri olarak kabul edilebilir ve sonuçları yarar olarak görülebilir. Böylece bir işin verimliliği = Sonuçlar/ Zaman olur.
Zamanımızı harcayan her şey, bizi yeterince zamanımız olmadığı stresine iter; bu nedenle her potansiyel zaman tüketici aynı zamanda potansiyel bir stres yapıcıdır. Zamanı tüketmenin ne olduğunu iyi biliriz. Panikleriz, heyecanlanırız ve sıklıkla birlikte yaşam ya da çalışma için çekilmez olur. Yarattığı stres, günlük olağan işlerde açığa çıkar. Saatin yatma zamanını geçmiş olduğunu göstermesine rağmen önünde daha bitirilecek sayfalar dolusu uzun ve zor bir ödev bulunan öğrencinin durumu böyledir.
Zamanı kullanmanın daha keskin ayrım ve kolay analizi için, zamana ilişkin en üst 20 sorun aşağıdaki gibi üç temel kategoriye bölünebilir
- İnsandan Kaynaklanan Engeller
– Her işe atılmak
– “Hayır” diyememek
– Kişisel düzensizlik, karışık masa
– Öz disiplin eksikliği
– İşi ağırdan alma, kararsızlık
– İşleri yarım bırakma
– Sosyalleşme
- Yönetsel Zaman Engelleri
– Kriz Yönetimi önceliklerinin ötelenmesi
– Amaç, öncelik ve planlama eksikliği
– Etkin olmayan görevlendirme
– Eğitimsiz ve uygun olmayan personel
– Yetersiz ya da açık olmayan iletişim
– Sorumluluk ya da otorite karmaşası
– Standart, denetim, raporlama eksikliği
– Dinlememe alışkanlığı
- Çevresel Zaman Engelleri
– Telefon
– Randevusuz konuklar
– Toplantılar
– Eksik veya gecikmiş bilgi
– Kayıt kuyut işleri, kırtasiyecilik
– Eksik veya fazla personel
– Gürültü, görsel şaşırtıcılar
Başkalarının davranışlarındaki zaman kaybını görmek ve sorunlarımızın başkalarından ya da çevremizden kaynaklandığını hissetmek daha kolaydır. Kişisel düzensizlik genellikle bir temel gülmece kaynağıdır. Yanlış yere koyduğumuz nesneleri bir hatırlayın. Her gün geçici süre için bile olsa hep bir şeyleri kaybederiz. Bu durum öyle yaygındır ki, pek çok fıkranın ve çizgi filmin esin kaynağı olmuştur. Genellikle bulması en zor olan şeylerin kaybolmaması için sıkı sıkı saklanan nesneler olması ne kadar ilginçtir.
Bir diğer zaman engeli olan “aynı anda çok fazla işle ilgilenme” nin çok değişik türleri vardır. Bu durum, son tarihlerin kaçırılmasına, baskı altında çalışmaya, karar vermede hata yapmaya ve zamanlanmış ortak çalışmalarda bize ihtiyacı olan kişilerin zamanının boş yere harcanmasına neden olur.
Başkalarının isteklerine sıklıkla “evet” dediğimizde kendimizi, işimizi unutmuş ve başkaların işini yapar hale gelmiş buluruz. Yüksek öncelikli olanlar dışındaki isteklere “evet” demek, çok kısa olan zamanımızda yapmamız gereken çok fazla işi düşündüğümüzde hiçte anlamlı değildir.
Kesintiler nedeniyle işleri tamamlanmamış bırakma eğilimi, tekrar aynı işe döndüğümüzde ve hangi durumda kaldığımızı bulmada hayli sorunlar yaratır.
Zaman kullanımı ve zaman tüketimi arasındaki en önemli fark, sosyalleşme tarafından örneklenir. Sosyalleşme; insanları rahatlatmayı, patrona ulaşmak için birine yardımcı olmayı ya da belli bir durumda gerginliği azaltmayı amaçlayan bir iş hedefine dönüşebilir.
İşi ertelemek ve işi ağırdan almada; bir sorunu tüm yanlarıyla düşünme, başkalarının düşüncelerini albüme, olayları gözden geçirme, keşfedildiğinde bir hatayı düzeltebilme için yeterince zaman ve bu demektir ki, iş sonuçlandığında daha yüksek kalite. İnsana ilişkin zaman engelleri hayli derine sızmıştır ama yinede aşılabilirler.
Yönetsel zaman engelleri, ihmal edilen yönetsel becerilerden kaynaklanır. Bu becerilerin uygun istihdamı, bir büronun sınıfları içine hapsedilemez. Kişisel etkinliklerimizde bizi bir felaketin eşiğine getiren uygun yönetim eksikliğine ilişkin bir durumu derhal tanımlarız. İleriye yönelik planlama zordur ve zaman alır. Çoğumuz yeterince zamanımız olmadığını düşündüğümüzden planlama için zaman harcamayı istemeyiz. Pek çoğumuz için planlama “öğle yemeği için nereye gidiyoruz” demeye benzer.
Personelinizi ve kendinizi eğitmek daha üretici olmanızı sağlayabilir. Aslında, eğitim ya da yetenek etkinliğinin zamanı müsrifçe harcayan bir şey olduğu söylenebilir. Örneğin birçok yönetici masasında duran bilgisayarı tam olarak kullanmayı bilmemektedir.
Planlama her ölçüde yapılmalıdır. Haftayı planlamak, günü planlamak, toplantıyı planlamak, telefon görüşmelerini planlamak gibi. Öyle insanlar vardır ki, planlama işine bayılırlar ve bütün günlerini önceliklerini tekrar tekrar düzenleyerek geçirebilirler. Bu, çalışmamak için bir bahanedir. Planlama işe dönüşmediği sürece hiçbir işe yaramaz.
Bu sistemler, büyük sayıda insanı içeren karmaşık bilgisayara dayalı sistemler olabilir ya da masanızı organize etmek gibi basit kişisel sistemler olabilir. Ama hepside rutin işleri daha az çabayla gelecekte daha iyi sonuç verecek şekilde düzenlenen sistemlerdir.
Erteleme etkileyici bir sözcüktür, ama ertelemek insanı güçsüz düşüren bulaşıcı bir hastalıktır. Bu, işi sonraya bırakmanın bir sanata dönüştürülmüş halidir. Halletmemiz gereken zor ya da hoş olmayan bir işimiz olduğunda, bu işe başlamamız günler alır. Yapmamız gereken iş yapılacak işler yığınının tepesine geldiğinde daha önce yapmamız gereken bir şey geliverir aklımıza. Masamızın üstünü toplamak gibi hoş olmayan işler bile birden bu işten kaçınmak için çekici ve acil olabilir. Bazılarımız, bu hoş olmayan işi yapmamak için neden bulmakta son derece yaratıcı olabiliriz, bazılarımızsa sadece hayal kurarız. Bu sıkıcı işin yarısına geldiğimizde onu yapmamak için bahaneler bulmaya çalışırken ve odanın önünden geçenlerin bize uğramasını beklerken yakalarız kendimizi. Ertelemek zamanımızı çalar, bizi hedeflerimize ulaşmaktan alıkoyar, yarını baskı altına alır ve strese, bozulan ilişkilere ve sonuç olarak saygınlığımızın düşmesine yol açar. Bir şeyi başarmak için bu işe başlamanız ve bunu bitirmeniz gerekir.
Kısaca yılın son günlerine geldiğimiz bu zaman diliminde yeni yıl ile ilgili iş ve yaşam planlarınız yaparken zamanı iyi planlayın. Kendiniz zamanın akışına bırakmayın.
Zaman sizi değil siz zamanı yönetin.
Sağlıcakla kalın.
YORUMLAR