Neden kurumsallaşmalıyız?

• İşinizi çok iyi bilmenize rağmen, süreçlerinizi yönetmekte sıkıntı mı yaşıyorsunuz?
• Müşterilerinizden talepler ya da projeler gelmesine rağmen yetiştirmekte, zaman problemimi yaşıyorsunuz?
• Çalışanlarınızı yönetmekte ve verimliliğini ölçümlemede zorlanıyor musunuz?

• Kurumunuzdaki çalışanlarda genel olarak bir mutsuzluk, huzursuzluk, motivasyonsuzluk mu hakim?
• Cironuzun aynı kalmasına, hatta artmasına rağmen karlılık ve/veya verimliliğiniz düşüyor mu?
• Rakipleriniz sizden önde mi gidiyor?
• Siz yöneticiler bazen üretim müdürü, bazen finans müdürü, bazen ar-ge elemanı, bazen muhasebeci, bazen insan kaynakları yöneticisi gibi mi çalışıyorsunuz?
• Yine siz yöneticiler, geç vakitlere kadar işinizde kalmanıza rağmen yine de hiçbir şey yetişmiyor mu?
• İstediğiniz finansal, üretim, stok vb. her türlü raporu almak saatlerinizi hatta bazen günlerinizi mi alıyor?
• Kalifiye insan kaynağı bulmada sıkıntı mı yaşıyorsunuz?
• Artık yorulduğunuzu mu düşünüyorsunuz?

O ZAMAN ACİL OLARAK SİZİN KURUMSAL BİR YAPIYA KAVUŞMANIZ LAZIM.
PEKİ NEDİR KURUMSALLAŞMAK ve BUNU NASIL YAPACAKSINIZ?

Kurumsallaşma deyince şirket yönetiminin profesyonellere devredilmesi anlaşılmamalıdır. Hatta Şirket kurumsallaşırken aile bireyleri kendileri de bu kurumsallaşmaya ayak uydurabilirlerse profesyoneller gibi görev alabilirler. Hatta şunu da ekleyebiliriz. Sermayedar olan aile bireylerinin, daima işin içinde olmalarında yarar da vardır. Çünkü mülkiyet duygusunun verdiği sahiplenme dürtüsü ile sermayedar çalışan, işe bir profesyonelden daha çok sahip çıkacaktır.

Peki nedir kuurmsallaşma? Kurumsallaşma, en yalın anlatımla, konu ne olursa olsun her türlü etkileşim ve iletişimde belirli kuralların hakim olmasıdır.

Diğer bir deyişle

• İş ile iş,
• İş ile insan ve
• İnsan ile insan arasındaki her türlü ilişkinin tanımlanması ve bunlara düzen getirilmesi olarak görmek mümkündür.

Kısacası Kurumsallaşma, İnsan-iş-teknoloji faktörlerini birleştiren, entegre eden bir sistemdir.

Nasıl gerçekleşir KURUMSALLAŞMA ve ADIMLARI NELERDİR?

• Önce hala hazırda bir kalite belgeniz yoksa yani süreçlerinizi standart ve yazılı bir hale henüz getirmemiş iseniz önce bir ISO belgesine (Kısaca: Yaptığını yaz, Yazdığını yap  ) sahip olmanız ve bu yolda adım atmanız gerekmektedir.
• Re-organizasyon çalışması ile kurum içindeki işleyişin minimum efor ve zaman alacak şekilde yenilenmesi, elden geçmesi gerekmektedir. Bu çalışma ile
o Organizasyon yapısındaki yatay – düşey ilişkiler gözden geçirilir
o Hem mevcut ihtiyacı karşılayacak, hem de kurumun geleceğine cevap verecek organizasyon yapısının oluşturulması sağlanır.
o Şeffaf, anlaşılır, verimli çalışan, görev ve sorumlulukların ana hatlarıyla netleştiği organizasyon yapısının kurulması bu süreçte esastır.
• İş analizi ve görev tanımı çalışmasının yapılması
o İş Analizi bir işin niteliği, niceliği, gerekleri ve çalışma koşulların bilimsel yöntemlerle araştıran bir çalışmadır. Organizasyonel gelişmeye paralel olarak gelecekte oluşacak yeni iş yapısı ve verimlilik geliştirme çabaları da iş analizinden elde edilecek bilgilere gereksinim gösterir.
o İşlerin ve görevlerin sınıflandırılması ve belli kategoriler altında toplanması iş analizi çalışması ile mümkün olmaktadır. Sınıflama çalışması ile iş aileleri oluşturulabilmektedir.
o Norm kadroların belirlenmesi ancak etkili bir iş analizi çalışması ile mümkündür. Eleman ihtiyaçları veya iş gücü fazlalığı da belirlenebilmektedir.
o İşletme yapısı da buna uygunsa, iş analizi çalışması sonrasında işlerin boyutlarına, niteliklerine ve iş zorluğuna paralel bir ücretlendirme yapısı oluşturulabilir.
o Öncesinde yapılmış bir iş analiz çalışması, uygun işlere uygun elemanların yerleştirilmesini sağlayacaktır. Gerek eleman temininde, gerekse kariyer ve yedekleme planlarında bu verilerden yararlanılabilecektir.
o İşin nitelikleri ile iş görenin yetkinliklerinin belirlenmesi, olan ile olması gerekenin farkını ortaya koyacağı için; eğitim ihtiyaç tespiti de iş analizi çalışması sonrası ortaya çıkmaktadır.
• Yönetmelik ve prosedürlerin hazırlanması
• Ücretler arasında dengeyi sağlayacak bir ücret politikasının belirlenmesi
o Çalışanlar arasında dengesiz bir ücret yapısı hem çalışanların yönetime olan güvenlerini zedeler, hem de çalışma motivasyonunu önemli ölçüde düşürür. Çalışanlar, ücretlerini konuşmak ve tartışmaktan işlerine konsantre olamazlar. Ücret ile sorumluluk arasında bir denge bulunmalıdır.
o Kişiye değil, işe göre ücret politikası: Ücretlendirme yapılırken pozisyonlar kişilerden arındırılarak çalışılmalıdır. Bu konuda danışmanlık almak, yönetimin işini kolaylaştıracaktır. Pozisyon ücretleri belirlendikten sonra kişilerin eğitim, deneyim ve yetkinliklerine göre alt ve üst sınırlar içerisinde kalmak koşuluyla yapılabilecek değişiklikler ve bunların sistematiğidir.
• Performans değerlendirme sisteminin oturtulması
o Sistem kurulurken; kurum hedeflerinin kişisel hedeflere indirgenerek, her çalışan tarafından paylaşılmasının sağlanması, çalışanların kurum başarısına katkılarının gözlemlenmesi, yönetici ve çalışan arasındaki beklentilerin karşılıklı anlaşılarak, açık iletişimin teşvik edilmesi, değerlendirmenin somut, ölçülebilir hedeflere dayanması, eğitim planlarına temel oluşturması sağlanmalıdır.
• Kısaca IK departmanının kurulması, temel stratejilerinin ve yönetmeliklerinin yazılması / belirlenmesi gerekmektedir.
• Diğer önemli bir adım Bilgi İşlem Departmanın kurulması ya da olayın sorumlusunun belirlenmesi ve yine “bilişim, iletişim teknolojileri stratejilerinin” net bir şekilde tanımlanmasıdır.
• Yani teknolojiyi bir kaldıraç kuvveti olarak kullanabilmek için doğru yerde, doğru şekilde, doğru teknolojinin (yazılım, donanım vs.) kullanılması gerekmektedir.
• Bunun için önce kullanılan Bilişim- İletişim çözümlerinin tespit edilmesi, bunun üzerine sizleri dinamik kılacak ve entegre çalışmanızı sağlayacak SİZE UYGUN çözümlerin belirlenmesi gerekmektedir.
• Sonrasında kurum içinde çalışanların yetkinliğini arttıracak, kurum kültürünün ve teknolojik kültürün yerleşmesine katkıda bulunacak eğitimlerin planlanması ise diğer önemli bir adımdır.

Peki bunun sonunda NE DEĞİŞİYOR?

• Uluslar arası standartlarda, dinamik / esnek, küresel / global bir şirket haine geliyorsunuz.
• Kurumunuz içerisindeki tüm süreç ve organizasyonel ilişkiler, yapısal hale geliyor.
• Kurum içi bilgi entegrasyonu sağlanıyor. Dolayısıyla reel ve doğru bilgiye, anlık ulaşabilir oluyorsunuz.
• Zamanınızı daha etkin bir şekilde yönetebilmeye başlıyorsunuz.
• Stratejik hedeflerinizi ve operasyonel planlarınızı aldığınız anlık raporlarla, gerçek veriler ışığında kolaylıkla belirleyebiliyorsunuz.
• Patronlar / Yöneticiler olarak rutin işlerden kendinizi sıyırıp, iş geliştirmeye, yeni pazarlar yaratmaya, ar-ge’ye, yeni yatırımlara zaman ve enerji ayırmaya / vermeye fırsat buluyorsunuz. Yani iş yaşamı kaliteniz ve veriminiz artıyor. Huzurlu ve üretken bir yaşamınız oluyor.

Bir danışman ve aynı zamanda yıllarını bilişim sektörüne vermiş bir kişi olarak bilişim & iletişim stratejilerinin, çözümlerinin önemini vurgulamadan da geçemeyeceğim. Tabi burada şirketlerin teknolojiyi bir amaç olarak değil, bir araç olarak düşünmesi gerekmektedir. Yani bizi dinamik ve esnek kılacak, uluslar arası standartlara ve iş yapma disiplinine taşıyacak bir araç. Yani bir çeşit kaldıraç kuvveti.

Yalnız ne yazık ki bir çok yönetici tarafından bu dünya bilinmezdir ve korkutucudur. O yüzden de uzak durmakta ve babadan kalma usullerle çalışmaktalar. Hala DOS modundaki muhasebe programları ile, Excel ile hazırlanan tablolarla, raporlarla milyon dolarlık, birkaç yüz kişilik, uluslar arası iş yapan firmalarını yönetmekteler. Her ne kadar “Teknolojiyi kullanıyoruz, bakın bilgisayarımız da var, yazılımımız da” deseler de, bu çözümler artık yeterli değildir. Çünkü entegre değildir. Yani kurum içinde bilgi dolaşmamaktadır. Yani satın alma departmanının verileri üretim ile, üretim departmanının verileri, finansla, finansınkiler bütçe ile vb. entegre değildir.

Bu durumda bilginin / verinin yönetimi büyük önem kazanmaktadır. Dolayısıyla günümüzde işletmelerin ve ulusal ekonomilerin başarılı olabilmeleri, büyük ölçüde bilgiyi yaratmada, kullanmada ve bilgiden yararlanmada ne ölçüde başarılı olduklarına bağlıdır.

Bilgi yönetimi, işletmelerin ve ulusal ekonomilerin mevcut ve potansiyel rakiplerine kıyasla rekabet güçlerini artırmak ve sürdürmek için gerekli olan bir süreçtir.
Bu amaç açısından bilgi yönetimi, örgütlerin rekabet güçlerini artırmak ve sürdürmek için bilginin etkin bir biçimde tanımlanması, elde edilmesi ve kullanılmasını amaçlayan strateji veya süreçlerdir.

Bilgi yönetiminin hedefi, global ve lokal ekonominin rekabetçi şartları dahilinde yenileşen, gelişen, verimli olarak üreten ve rekabet edebilen kurum ve şirketlere bilgi sermayesi desteği vermek, yani bilginin bir üretim faktörü olarak işletmelerde yerini almasını sağlamaktır.

Bilgi yönetimi, bilginin paylaşılması ve kullanımını hızlandırmak ve artırmak için kişiler ve organizasyonel kültür üzerinde önemle durur; bilgiyi bulmak, yaratmak, elde etmek ve paylaşmak için yöntemler veya süreçlere önem verir ve bilginin depolanması ve erişilebilir bir hale getirilmesi ile farklı mekanlarda olan kişilerin birlikte çalışabilmesi için teknolojiye odaklanır.

İşte tam bu noktada özellikle üretim yapan şirketler için ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) çözümleri kurumu bu organizasyonel ve teknolojik kültüre taşır.
Günümüzde ERP artık bir kurumun yaptığı işin bütününü yansıtan bir kavram olarak kullanılır. Diğer bir deyişle ERP bir kurumun tüm bileşenlerinin bir bütün olarak görülmesine, süreçlerin anlık takibine, her türlü raporun anlık üretilmesine, stratejik kararların çok daha kolay alınmasına imkan verir.

ERP, bir kurumun kendi iç süreçlerini bütünleşik bir yapıda gerçekleştirmeye imkan tanırken, işin kurum sınırları dışına taşan kısmının da desteklenmesini sağlar. Bu iki süreci birleştiren ERP çözümlerinin genel karakteristikleri şöyle özetlenebilir:

• ERP uygulamaları, iş süreçlerini adresler.
• ERP uygulamaları modüler yapıdadır.
• ERP uygulamaları entegredir.
• ERP uygulamaları kurumların sınırlarını aşar, müşterilerine, iş ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır.
• Uçtan uca bir ERP çözümü, kurumun tüm iş fonksiyonlarını destekler.

Günümüzde şirketler için maliyetlerin etkin biçimde yönetimi son derece önemlidir. Ayrıca finansman eksiliği de önemli bir sorundur. Buna karşın günümüzün modern işletmeleri, müşteri tabanını büyütmek ve eldeki müşterileri korumak çabası içerisindedir. Her geçen gün farklılığı azalan ürün ve hizmetlerin getirdiği rekabet, şirketlerin bir diğer önemli sıkıntısıdır. Bu sıkıntıların ERP ile kesiştiği noktalara bir göz atarsak:

• Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin hayata geçirilmesi için finansman yetersizliği
• Kurumsal vizyonu ve hedefleri belirlemedeki sıkıntı
• Kurumsal stratejilerin ve inisiyatiflerin iletişiminde yetersizlik
• Çalışanların daha verimli kılınması için gerekli olan ölçütlerin eksikliği
• Kurumsal amaçları gerçekleştirecek kalifiye insan kaynağı eksikliği
• Müşteri taleplerini planlamada yetersizlik

Kurumsal stratejilerin belirlenmesi ve etkin biçimde duyurulmasının en iyi yolu, kurum içerisinde portal yapıları üzerinden çalışanlar ile etkileşimin sağlanmasıdır. Amaçlara yönelik girişimlerin hayata geçirilmesi için yine insan kaynağı ile etkin iletişim, e-işe alma sistemleri önemli avantajlar sağlayacaktır diğer yandan müşteri taleplerini öngörmeye yönelik analiz ve raporlama sistemleri süreci oldukça kolaylaştıracaktır. Her ne kadar orta ölçekli kurumlar bu tür çözümleri hayata geçirmekte büyük ölçekli kurumlardan biraz daha yavaş olsa da ERP tüm bu sorunlara çözüm getirmektedir.

Fakat bir kez daha hatırlatmakta yarar var. Doğru teknolojinin, doğru yerde, doğru şekilde ve doğru zamanda kullanılması gerekmektedir.