Zaman hırsızlarına dikkat!

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, belirli faaliyetler arasındaki zamanınızı organize etme ve planlama sürecidir. Zamanı iyi yönetmek, daha çok çalışmaktan ziyade daha akıllı çalışmanızı sağlar.

Bu sayede, yapmanız gerek bir iş için zamanınız az ve üzerinizdeki psikolojik baskı yüksek olsa bile, daha kısa sürede daha fazla iş çıkarabilirsiniz. Benzer durumda zamanınızı etkin bir şekilde yönetememek ise hem işinize zarar verir hem de sizi strese sokar.

Herkesin 24 saati olduğu düşünülürse, neden bazıları hiçbir şey için yeterli zaman bulamıyorken bazı insanlar aynı sürede diğerlerinden çok daha fazlasını elde ediyor? Tabi ki bu sorunun yanıtı zamanı iyi yönetmekte yatıyor.

İyi kariyer sahibi başarılı kişiler zamanlarını son derece iyi yönetirler. Çalışmanın süre ve zorluğundan öte önemli olan sonuca etkisidir. Unutmayın, meşgul olmak verimli olmak değildir her zaman.

Zamanınızı örneğin bir gününüzü hiçbir planlama yapmadan, bir sonraki adımı düşünmeden aklınıza estiği gibi geçirdiğinizi farz edin. Çılgınlık içinde oradan oraya koşturduğunuz halde akşam olduğunda hiçbir işi bitiremediğinizi, biten işlerinizin de sizi hiç tatmin etmediğini göreceksiniz.

Zaman yönetimini öğrenme ve püf noktalarını keşfetme konusunda harcayacağınız emek ve süre acaba size neler kazandıracak?

Daha fazla üretkenlik ve verimlilik.

Daha iyi bir mesleki itibar.

Daha az stres.

Kendinizi geliştirerek ilerleme fırsatı

Yaşam ve kariyer hedeflerinize daha kolay ve rahat ulaşmak için fırsatları fark edebilme imkanı

Gördüğünüz gibi hayatımıza hiç de azımsanmayacak ölçüde olumlu katkısı olan zamanı doğru kullanma becerisi edinilmesi gereken önemli bir kazanımdır.

Peki bunu yapamayan insanlar nelerle karşılaşabilir?

Kaçırılan son tarihler

Verimsiz iş akışı

Harcanan emekle doğru orantılı olmayan kalitesiz işler

Zayıf mesleki itibar ve durağan bir kariyer

Daha yüksek stres seviyesi

Günlük çalışma temposu içinde fark edemediğimiz ama geriye dönüp baktığımızda zamanımızı çalan o kadar çok unsur var ki. Bu zaman hırsızlarının en büyük düşmanı ise zaman yönetimidir. Bildiğiniz gibi zaman göreceli bir kavramdır. Bir yere, bir duruma ve bir olaya göre değişiklik göstereceği gibi herkese göre de değişebilir. İşte bu zaman hırsızları bulundukları duruma ve kişiye göre değişik şekillerde karşımıza çıkarak zamanımızı çalarlar.

Şimdi bu zaman hırsızlarına bir göz atalım ve onları nasıl bertaraf edebiliriz ona bir bakalım.

Telefon görüşmeleri; çalışma saatleri içinde telefonu bir sohbet aracı olarak görmekten vazgeçip sadece bir iletişim aracı olarak kullanmalıyız.

Sosyal medyada; kurumsal ve kişisel anlamda sosyal medyada var olmak, güncel ve güçlü olmak, çok sayıda takipçiye sahip olmak günümüzde oldukça önemli bir tanıtım aracıdır. Ancak bunu yaparken sosyal medyada boş boş gezinerek saatler harcamak da faydadan çok zarar getiren bir zaman hırsızıdır.

Davetsiz konuklar; evimize çat kapı gelen misafirler olabileceği gibi iş yerimize gelen konuklar ya da işimizle ilgili sektörlerden firma temsilcileri de planlamamızı bozan bizi programdan uzaklaştıran unsurlardır. Bu konuda yapılacak tek şey “hayır” demeyi bilmektir.

Toplantılar ve yazışmalar; Gündemi, süresi ve amacı belli olmayan toplantılar son derece verimsizdir ve zaman kaybından öteye geçemez. Bu üç unsuru göz ardı etmeden katılımcıların da önceden belirlendiği toplantıların sonunda, mutlaka sonuç raporu hazırlanmalı ve bu rapora uygun olarak iş bölümleri ve planlaması yapılmalıdır.

Dağınıklık; dağınık ve düzensiz bir ortam dikkatimizi kolayca dağıtacağı gibi aradığımız şeyi bulmamızı zorlaştırır ve süresini de uzatır. Düzenli bir ortam ise bize ekstra zaman kazandıracağı gibi zihnimizi de dinginleştirerek verimliliğimizi arttırır.

Kararsızlık; bu konu zaman hırsızlığı dışında hayatımızı zorlaştıran ve bizi yoran başlı başına bir stres kaynağıdır. Bu sorunu bertaraf etmek için öncelikle net bir hedef belirlemeli, hedefe konsantre olmalı ve yapacağımız işle ilgili olumlu ve olumsuz tarafları göz önünde bulundurarak bir artı / eksi çizelgesi hazırlamalıyız. Karşımıza çıkan tablo bize genelde doğru yönü gösterir. Buna bakarak karar verme sürecimizi hızlandırabiliriz.

Bekleme ve erteleme; sürekli mazeretler bularak bir işi ertelemek bize en çok zaman kaybettiren unsurlardan biridir. İçinde yetiştirememe, organize olamama, başarısızlık gibi kaygıları barındırdığı gibi yapılacak olan işi sevmeme, sıkıcı bulma ve hatta kişinin mükemmeliyetçi yapısı da ertelemenin temel sebepleri arasındadır.

Yetki ve görevleri devretmeme; sahip olduğumuz yetki ve görevleri alt kadromuzdaki kişilerle ya da duruma göre üst yöneticilerimizle paylaşarak hem zaman tasarrufu sağlamış hem de risk dağılımını yapmış oluruz. Bir kişinin gözünden kaçan önemli bir ayrıntı diğeri tarafından fark edilerek zaman kaybetmeden müdahale edilebilir.

İletişim sorunu; kişiler arasında yaşanan iletişim sorunları, yanlış anlamalar işleri aksatacağı gibi maddi ve manevi zararlara da yol açabilir. Söz uçar yazı kalır mottosundan yola çıkarak yazılı iletişim yolunu tercih etmek yanlış anlamaları en aza indirecek basit bir çözümdür.

Stres;stres altında olduğumuzda kaygı mekanizmalarımız da ortaya çıktığı için zihnimiz odaklanmakta zorluk çeker ve potansiyelimiz düşer.

Unutkanlık; Bir sağlık probleminden kaynaklı değilse, yoğun iş temposu içinde bazı şeyleri unutmamız son derece normaldir. Unutkanlığın panzehiri ise not alma alışkanlığı edinmektir.

Zaman hırsızlarına fırsat vermeyin, hayatımızı kolaylaştıracak anahtarları kullanın. Unutmayın, zaman biriktirilemez sadece tasarruf edilebilir.

Sevgiyle kalın,

Nur Meriç
Psk. Gelişim ve Aile Danışmanı